收到补样或补资料通知时，应先确认缺少的是样品数量、某一配置、配件还是识别资料。明确原因后，再与原委托清单对照，避免只寄出同类产品却未解决项目所需的信息缺口。
先定位缺口，再准备补充内容
补充样品应保留型号、批次及内部编号，并写明与首次送样的关系。若补寄样品已经发生结构或材料变化，应主动说明，不可继续作为完全相同配置处理；项目安排变化也需一并确认。
| 缺口类型 | 需要核对 | 补充时的说明 |
|---|---|---|
| 数量不足 | 具体样品用途与所需数量 | 原清单及本次新增数量 |
| 配置不同 | 缺少哪个型号或版本 | 与首次样品的差异 |
| 配件缺失 | 线缆、电源或工装的作用 | 对应主机编号及连接方式 |
| 资料不清 | 标签、参数或版本无法识别 | 补充文件与原记录的关系 |
漏寄线束不应只寄一根相似配件
例如，到样后发现某款控制器缺少运行需要的专用线束。补寄前应确认线束型号、接口、连接关系，以及是否还需要操作说明。如果企业手头只有改版线束，应主动说明它与原配置不同，而不是把相似外观当作等同。包装中附上本次补充清单，并注明原项目编号和主机编号。发货后同步照片与物流信息，收到后再核对配件是否确实解决了缺口。这样可以避免寄件已签收，但项目仍因连接条件不明确而继续等待。
补样前后保留的确认记录
- 请对方明确缺少的具体内容及原因，核对是否可以通过补资料解决，避免不必要寄样。
- 检查新寄实物与首次样品的型号、批次及配置，变化内容单独列出。
- 在发货清单中分别写已随箱附带、另行寄送和待确认的事项，不混写状态。
- 确认补充后新的实施安排、费用边界和交付内容，并保存到样核对结果。
后续确认与资料留存
向深圳市捷讯检测技术有限公司反馈补样情况时，可发送发货清单、照片与物流信息，并要求核对收到的具体内容。对于费用、周期及交付范围可能受到的影响，建议在补充前形成书面确认。
补寄新批次样品能直接沿用原记录吗？
应明确新样品批次、编号和与原样品的关系。即使型号相同，实物来源与状态也可能不同；是否可以接续工作，应先完成核对。保留原记录并追加补充说明，比覆盖首次送样信息更便于追溯。