送样清单首先要解决实物与委托信息能否对应。可为每个样品设置内部编号，并记录产品名称、型号、颜色、批次、数量及附件。不同型号或配置不宜混放后仅写一个统称，否则到样后难以确认代表关系。
一份清单要同时对应实物与项目
包装前拍摄样品与标识照片，列明电源、连接线、说明书、工装等配件。对易碎、易潮或有特定放置方向的样品，在外包装中附上清楚提示；特殊运输条件应提前与承运方及接收方分别确认。
封箱前完成四项检查
- 点数并拍照，将清单放入包装，同时发送电子版给确认接收的联系人。
- 检查标签是否牢固，避免拆除外包装后实物失去型号与批次识别信息。
- 核对电源、软件、连接线或操作说明是否属于项目运行所需条件。
- 确认收件人、接收时间与运输要求，发货后同步物流单号及预计到达时间。
| 字段 | 填写示例 | 核对重点 |
|---|---|---|
| 内部编号 | 样品A01、A02 | 编号贴在实物及对应包装上 |
| 识别信息 | 型号、批次、配置版本 | 与委托资料保持一致 |
| 实物组成 | 主机、线缆、配套件分别列出 | 配件数量不能包含在主机数量中 |
| 交接说明 | 外观状态、附件、特殊存放条件 | 提前约定收件后的检查方式 |
多型号、多配件怎样避免混装
例如，两款外观相似的控制器分别使用不同电源和线束。发货时可将每个主机与专属配件分袋，外袋标注A组、B组，清单中写明主机编号与配件对应关系，同时拍摄开箱后应呈现的摆放照片。如果某件线束由另一供应商另行寄送，应在清单中写“待补寄”，不要把计划寄出的物品写成已经随箱附带。到样后发现包装破损、型号不符或少件，接收方才能据清单定位差异，而不必重新询问整套配置。
补充事项与后续核对
联系深圳市捷讯检测技术有限公司时，先确认接收人、收件地址、样品数量和是否可能发生消耗或损坏，再寄送实物。物流签收只是交接节点，不能直接理解为检测正式开始，仍需完成到样核对与项目确认。
清单与实物不符时先做什么？
先核对差异并暂停对有疑问样品的使用，保存开箱照片，再由联系人确认是否补寄、替换或修改记录。不要仅修改清单让它与收到的实物表面一致，而忽略委托对象是否已经发生变化。